时间管理的技巧（一）

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孤烟一品客： 2009年1月
【摘要】
全球化浪潮下的中国经济，受世界的影响越来越大。职场中人都有了切肤之痛。越来越沉重的生活压力，没完没了的加班，永远做不完的工作是不是常常让你感到精疲力竭，疲惫不堪。但是一天只有24小时，我们身体还要保证最基本的需要，感觉时间越来越不够用，怎样让工作时间变得不再难熬，变得更加轻松高效呢？合理安排时间，提高工作效率无疑是非常重要的！本篇介绍了个人在实际工作中做得一些探讨和研究，结合一些心得体会分享给大家。希望带来启发，让你的工作变的更轻松高效，且充满快乐！
【关键词】
高效 时间 邮件 会议
一、 问题的提出
作为一个IT公司的开发人员，你有没有遇到过下面情景：
1老大指派了一个故障，给你两三天时间完成，你并不着急，有电子邮件需要回复，有借得书马上要还，有几个故障需要评审，两三天下来，虽然一直在试图解决这个故障，但收效甚微，最后老大下了死命令，一小时内必须搞定！你立刻变为另外一种状态：全身心投入，精力高度集中，排除一切干扰。不到一个小时困扰几天的故障居然轻松搞定！你可能还会纳闷！我当初为什么花那么长时间都没搞定呢！
2 拉开你的柜子，里面是不是乱糟糟的看着就不爽，找个东西，翻来覆去找不到！电脑桌面密密麻图标，找个文档，眼睛瞪大了翻来覆去的都找不到！看看你的邮箱！几十页看过的没看的有用的没用的邮件堆在一起，你想找个邮件，花了几分钟都没找到，原来不小心时被你删掉了！每天早上看到邮箱又一片片红艳艳的待处理的邮件和任务，是不是感到头晕目眩，眼冒金花！
3总想着自己该充充电，图书馆跑几趟借来几本书，准备抽空研读！可是工作时间一有空。你就想跑跑BBS，上上新闻网页，跟同事聊聊天！终于在一个周末，挤出了一块时间准备看书，可眼睛盯在书上，大脑却在别处，于是把书一丢，跑去看电视了！不知不觉三个月过去了，借得书要还了，才发现只看了前几章！你心里还纳闷，平时时间都干嘛了？


4总感觉有大量的事情需要做，想起来就心里烦，刚开始工作，张三打电话说今晚咱要出去活动，李四发邮件让你确认一个故障！老大走过来提醒你流程到了最后期限，新来的小妹妹不知啥时候走到旁边说，“大哥哥，帮解决个问题呗！”晕头转向的一天搞下来，发现还有那么多deadline的工作没完成，于是只能加班，熬得眼睛通红，全身疲惫不堪！于是和同事在一块了总在说“最近真他妈忙”。
5 本来制定好了一天工作计划！突然收到邮件要参加个会议！极不情愿的坐在会议室，总盼着快点结束，总盯着手机希望别人来个电话溜之大吉，总希望演讲者赶紧翻到最后一页。心里一直折腾，我的工作今天能完成吗？难道又要加班了？


……
平时工作中都或多或少碰到过类似问题，有时让我很困惑也引起不断的思考。为什么一些优秀的员工看起来工作很轻松，很少加班但是工作完成的又多又好呢？还有很多时间来帮助别人？为什么自己总感觉时间不够用，总是忙不完的事呢？渐渐的我发现，养成好的工作习惯，提高个人工作效率，善于管理好自己的时间是迅速提高个人技能的很重要的手段。于是我在迷惑中思考，在思考中探寻，在探寻中实践，在实践中总结提高！通过拜读一些他人相关著作，我渐渐看到了自己工作中存在的问题，看到了症结，改善和提高个人的工作效率是可行的，也是每个人都能做到的！真的希望每个人都能工作起来轻轻松松，越来越高效率，此文就做抛砖引玉，引起你的警觉，能得到一些体会。目的就达到了！
二、 解决思路以及实践
通过阅览一些相关的书籍，我逐渐学到一些重要的思想和观点，联系日常的实际工作中的问题进行，总结如下：
时间就是金钱我们要像对待金钱一样对待时间。
了解一些有趣的数据（来自美国）：
#工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2分钟。
#工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。
#人们一般每8分钟会收到一次干扰，每小时大约七次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。80%（约3个小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。
#每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5年就可以成为专家。
#在过去20年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少了33%
#一个人如果工作桌乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费一个半小时，每周7个半小时。
#平均阅读速度是每分钟200个词，如果每个工作的人每天阅读2小时，将阅读速度提高到每分钟400个词，每天可以节约1小时用于工作。
#10个人中有9个人会在会议开始的时候做白日梦。
#每周五天，每天花5分钟改进自己的工作，在5年里将导致同一个工作被改进1200余次，
#75%的人都说自己太累。
#时间管理中最有用的词是“不”。
#做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。
#花一小时进行计划，行动时会节约10小时。
#我们会记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的听觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。


2.1帕金森法则和帕雷托法则
初一听名字大家可能感觉有点陌生，但是可能对它们早有耳闻，之所以将他们第一个来说，因为感觉这两个法对我们效率的提高太重要了！
帕金森法则：任务的重要性和复杂度与所分配的完成任务的时间密切相关，往往有不断迫近最终时限的魔力。这个法则可以很好的解释前面列出的第一类问题。往往是有多少时间完成工作，工作就会自动变成所给的那么多时间。比如给你8小时完成一个工作，你会把8小时添的满满的，如果你有15个小时，那么这个工作就变成15个小时。可如果上司说这个工作是非常紧急的需要2小时后停止并完成，而又不能拖延，神奇的是我们往往会在2小时内完成所有的这些工作。时间的压力促使我们集中精力去执行，别无选择的只做最重要的部分，采取快速简洁的方法解决问题！你会克服自己的惰性，把个人主观能动性发挥到极致！而且短时限做出的产品通常不比长时间的差，反而质量更高。因为你的精力更高度集中。所以每个人首先要有目标，有计划，每天工作前，将要完成的工作重要性依次分配一定的时限，这个时限最好有些挑战性，且以每小时为单位划定完成期限，你会发现，经常创造奇迹！
帕雷托法则：80%的产出来自20%的投入。也就是著名的80/20法则，可以推而广之到各个方面。
很多事情自身看上去没有多大差别，如果不经选择的去做，你会看上去很忙碌，跟无所事事一样低效率，一样让人生厌。没有选择的做事情和过度工作导致没有重点且无法持续。更多的时间并不是解决问题的办法。只有注重结果而不是付出的多少，学会更聪明的而工作，才是长久之道。所以我们可以抽出一段时间，认真的分析一下我们每天的工作，我们真正有成效和重要目标匹配的工作，真正花了多少时间，你又花了多少时间去浏览网页，去聊天，去发呆，做白日梦…… 真正分析过后，会发现真正有成效的80%的成果来自20%的时间和精力。问题已经很明显了。我们要勤于思考我们从事的每项工作，找到真正我们关注的，能够跟我们一生目标相吻合的重要事情。仔细选择是整个过程中必要的一部分。把时间和精力投入这项工作中去，看看结果会怎么样！
如今社会，信息瞬息万变，懒惰有了新的含义，那些容忍令人不满的现状，由客观环境或其他人决定自己的生活，并花大量时间处理无关紧要的邮件和琐事的忙人就是懒惰。少做些无意义的工作，集中精力做最重要的事情。关注自己的工作成效，继而及时评测自己的贡献。
金发女人坐在扶手椅上，时间管理

所以，为了更高效的工作，我们需要结合帕金森法则和帕雷托法则：(1).只做重要事情以减少工作时间（80/20法则）(2).减少工作时间来做最重要的事情（帕金森法则）。确定几件影响重大的重要事情，用非常短和清楚的时限来计划并执行他们。
将平时工作联系起来，每天工作前抽出一段时间，好好思考今天要完成哪些工作，哪些工作最重要关系重大，哪些事紧急但不重要，然后按照事情的重要性排序，完成一件事后才开始做第二件，以每小时为单位制定每日代办事项清单。把工作分成以每小时为单位所能执行的小任务，尽量在你最想做某件事时就做它，这样可以保持高度的热情和充沛的精力！完成工作后给自己一点奖励。即使受到意外事件的打扰影响工作进度，但你的重要工作已经完成，就会从容很多。
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